Wydawać by się mogło, że wycena projektu IT dla klienta jest prosta, jednak w wielu przypadkach jest wręcz przeciwnie. W branży technologicznej nie powinno podchodzić się do projektów sposób sztampowy. Każdy z nich wymaga indywidualnego, kompleksowego podejścia oraz przeprowadzenia analizy. Przy wycenie projektu należy brać pod uwagę m.in. stopień skomplikowania zlecenia, ilość czasu, który będzie trzeba na nie poświęcić a także perspektywę współpracy z danym klientem. W niniejszym poradniku doradzamy, czym należy kierować się podczas wyceny projektów IT.
Wycena projektu a specyfikacja
Podstawowy warunek do przeprowadzenia wyceny to specyfikacja projektu, który będzie wyceniany. Opracowanie projektów stron internetowych, aplikacji czy systemów CRM, podobnie jak ich wycena, musi być przemyślane w bardzo dokładny sposób. W przypadku, gdy nie poświęcimy wystarczająco dużo uwagi zrozumieniu potrzeb klienta oraz celów, które chce osiągnąć, efekt realizacji projektu może nie przypaść mu do gustu.
Realizując większy projekt warto zaprosić klienta na spotkanie w cztery oczy, w którym wspólnie określimy podstawowe cele strategiczne projektu oraz wskażemy, jakie zasoby firmy będą niezbędne do realizacji zadania a także utworzymy spis funkcji, które mają znaleźć się w danej aplikacji czy stronie internetowej. Taki model działania przynosi całą masę korzyści zarówno klientowi jak i wykonawcy zlecenia.
Co umieścić w specyfikacji projektu?
Gdy opiszemy już podstawowe założenia, należy przystąpić do opisania poszczególnych funkcji naszej aplikacji. Jest to zdecydowanie najistotniejsza część dokumentu, gdyż zawiera ona informacje na temat tego, jak będą działały wszystkie jej funkcjonalności. Podczas tworzenia części warto przygotowywać specjalne makiety/ekrany - dzięki nim odbiorca będzie wiedział, jak będzie prezentowało się to w praktyce. Stronę internetową czy aplikację najlepiej jest podzielić na moduły i w ten sposób ukazać, co użytkownik będzie mógł zrobić na konkretnym etapie.
Specyfikacja projektu informatycznego powinna zawierać tzw. wymagania niefunkcjonalne - jest to określenie dla zbioru informacji, które pozwolą zrozumieć sens i kontekst całego realizowanego projektu. Bardzo ważne jest wyszczególnienie najistotniejszych oczekiwań w zakresie jakości funkcjonowania danej aplikacji. Do tej grupy należy zaliczyć przede wszystkim spodziewany ruch w aplikacji, poziom bezpieczeństwa a także termin realizacji całego projektu.
Komunikacja z klientem
Bez względu na to, jaka jest jakość specyfikacji, niezwykle ważną rolę pełni sprawna, wydajna komunikacja z klientem. Tylko w ten sposób będzie można dowiedzieć się, jakie są konkretne oczekiwania klienta. Budowa relacji z klientem może przynieść całą masę pozytywnych efektów. Łatwiej będzie także rozwiązywać potencjalne konflikty. Na początkowym etapie współpracy warto umówić spotkanie robocze, w czasie którego omówione zostaną wszystkie punkty projektu. Pierwszy etap projektu obejmujący analizę oraz opracowanie specyfikacji umożliwia także wykonanie szczegółowej wyceny danego oprogramowania. Właściwe przygotowanie pierwszego etapu oznacza także mniejsze ryzyko rezygnacji z projektu przez klienta.
Metody wyceniania projektu
W branży IT stosuje się dwie podstawowe metody wyceny projektów. Pierwsza z nich oparta jest na prognozach, zaś druga na rozrachunku w zależności od ilości czasu spędzonego nad danym projektem. Każda zmiana kosztuje, gdyż aplikacje wycenia się najczęściej na podstawie czasu pracy, który został w nią włożony przez specjalistów. Każda korekta wymaga czasu jak i pracy, dlatego może się to wiązać z dodatkowymi kosztami dla klienta.
Fixed Price - odgórne oszacowanie ceny za projekt
Metoda Fixed Price polega na oszacowaniu ceny za projekt z góry. W tym przypadku koszt jest ustalany na bazie wymagań klienta oraz stworzonego harmonogramu prac. Mogłoby się wydawać, że w ramach takiego systemu rozliczenia klient uzyska oczekiwany produkt w najbardziej atrakcyjnej cenie. Czy jest tak jednak w rzeczywistości? Bardzo często tak. Podczas realizacji projektu, w którym klient ma określone oczekiwania a termin jest krótki, wskazanie odgórnej ceny jest dobrym rozwiązaniem. Z kolei gdy projekt jest bardziej wymagający i czasochłonny, model Fixed Price jest nie do końca trafionym wyborem.
Time & Material - zapłata klienta za wykonaną pracę
Time & Material to model, który polega na rozliczeniu projektu na podstawie czasu, który został poświęcony na jego stworzenie. Nie ma tu konieczności dostarczania pełnej specyfikacji produktu. Początkowo określa się wyłącznie podstawowe funkcjonalności projektu, dzięki czemu strona internetowa czy aplikacja może zostać uruchomiona w bardzo krótkim czasie. Wraz z upływem czasu można projekt modyfikować i ulepszać. Specjaliści podkreślają, że taki model współpracy jest dość atrakcyjny, ponieważ koszt dla klienta jest w bezpośredni sposób powiązany w owocem pracy agencji.
Jak wliczyć poprawki w wycenę projektu?
Wielu klientów ma bardzo wygórowane wymagania, przez co realizacja projektu może być niezwykle czasochłonna i przysparzać wiele trudności. Współpracując z takim "trudnym" klientem, warto na starcie określić, ile poprawek będzie wliczonych w bazową kwotę. W ten sposób ryzyko wystąpienia konfliktu na linii klient - realizator projektu zostanie ograniczone do minimum.
Wycena projektu – podsumowanie
Odpowiednie przygotowanie wyceny projektu IT ma ogromny wpływ na cały późniejszy proces jego realizacji. Nie zawsze możliwe jest wykorzystanie w trakcie wyceny jednej z powyżej opisanych metod - wielu praktyków łączy kilka różnych modeli ze sobą tworząc swój własny, autorski sposób wyceny.
