Deadline w pracy freelancera. Jak dobrze zarządzać czasem i zadaniami?

Na pewno nie jeden raz zdarzyło ci się nie dotrzymać terminu realizacji zlecenia i wysłania go później. To ogromny stres i zdenerwowanie, ale w końcu jesteśmy tylko ludźmi i mamy prawo popełniać błędy. Jednak czasem niedotrzymanie istotnego terminu może nas kosztować naprawdę sporo. Jak do tego nie dopuścić?

Dlaczego tak trudno jest dotrzymać termin realizacji zlecenia?

Przyczyn jest sporo. Każdy z nas ma swoje powody.

Dlaczego unikam zlecenia?

Zdarzają się zadania nieprzyjemne, których po prostu nie mamy ochoty wykonywać i zwlekamy z ich realizacją. Niekiedy nie widzimy żadnego celu w danym zleceniu.

Problemy w zarządzaniu czasem

Może nawet nie zdajesz sobie sprawy jakie błędy popełniasz w tym zakresie. Poniżej przedstawię najważniejsze z nich.

Planowanie optymistyczne

Im bardziej dane zadanie jest złożone, tym łatwiej jest pominąć nawet spore przeszkody w swoim planowaniu czasu. To może skończyć się niedokładnymi szacunkami.

Pominięcie priorytetyzacji

W pracy freelancera wszystkie zlecenia są na ogół ważne i pilne. Jednak to tylko złudzenie. Trzeba sobie ustawiać priorytety, aby nie marnować cennego czasu na zadania mało istotne. Czasu jest naprawdę niewiele i warto poświęcić go na zadania najważniejsze.

Brak listy rzeczy do zrobienia

Okazuje się, że prosta lista rzeczy do zrobienia pomaga w wykonywaniu istotnych zadań. Niezaplanowanie swojego dnia odpowiednie wcześniej sprawić może, że zapomnisz o jakimś zleceniu, którego potem nie będziesz mieć czasu zrealizować.

Lista zadań w projekcie

Spraw, by zarządznie zadaniami było bardziej inspirujące i łatwiejsze z aplikacją Klamp. Czasami wydaje się, że zadania nigdy się nie kończą. Klamp pomoże Ci przezwyciężyć ten problem i sprawi, że Twoja praca będzie efektywniejsza. Wypróbuj aplikację Klamp przez 14 dni za darmo

Brak konsekwencji w zachowaniu

Na pewno miałeś takie sytuacje, że niedotrzymanie danego terminu nie wiązało się z żadnymi poważnymi konsekwencjami. Nie traktowałeś więc tego zlecenia poważnie i nie ukończyłeś go na czas z tego powodu.

Jak nie dopuścić do przekroczenia terminów?

Tak naprawdę kluczem do sukcesu jest odpowiednie zarządzanie swoim czasem. Warto pamiętać o kilku podstawowych technikach, które są przydatne w tym przypadku.

Realistyczne terminy realizacji zleceń

Powinieneś szacować realizację poszczególnych zleceń na podstawie konkretnych danych. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że dane zadanie zrealizujesz na czas.

Nie bierz na swoje barki zbyt wielu obowiązków

Musisz nauczyć się odmawiać, gdy masz na głowie zbyt wiele zleceń, zadań jednocześnie. Nie podejmuj się kilkudziesięciu rzeczy naraz. Na każdy dzień planuj tylko 60% swojego czasu. W końcu zawsze pojawić się mogą nieprzewidziane problemy, wydarzenia, których nie da się zaplanować itd. Czasem w realizacji zadań przeszkadzają również tzw. pożeracze czasu.

Nie musisz być zawsze samodzielny

Tak naprawdę nie zawsze musisz wszystko robić sam. Są zadania bardzo proste, które nie zajmują wiele czasu. Jednak, gdy nazbiera się ich więcej, mogą zająć długie godziny. Możesz niekiedy delegować je innym osobom np. podwykonawcom. Zaoszczędzony w ten sposób czas będziesz mógł przeznaczyć na lepiej płatne zlecenia bądź na zasłużony relaks.

Podział na zadania najważniejsze, pilne i ważne

Musisz mieć priorytety. Wyznacz, które rzeczy w danym projekcie są najważniejsze do zrobienia i termin ich realizacji zbliża się. Zaznacz również te, które nie są kluczowe i można się bez nich obejść. Pamiętaj o realizacji rzeczy pilnych, które zawsze pojawiają się niezaplanowane w każdym projekcie.